管理組合における会計コストの削減方法の考え方

何気なく締結している管理会社との管理委託契約ですが、契約において管理会社が行うべき業務は多岐に渡っています。

その中でも日々の支払いや入金に関する会計上の業務は、管理組合の中でも重要な位置づけであり、専門的な知見やノウハウを持つ管理会社に任せざるを得ない状況でもあります。

しかしながら、普段管理組合が任せてしまっている業務にこそ、多額の支出として管理組合における負担となっている点も事実です。

今回は特に管理委託を行っている中で多くを占める、会計に関するコストにフォーカスを当ててみたいと思います。

管理組合における会計コストとは

管理組合においては、組合員からの管理費や修繕積立金、また駐車場代などの入金が月次であります。

一方で、日々の修繕に充てた費用や共有部分の光熱費、管理会社に支払う委託管理費等が存在します。

修繕や光熱費に関する費用は分かりやすいですが、会計に関する決算や収支報告等の費用は、とりわけ管理組合としては管理会社に丸投げ状態なので細かく目にすることが少なく、ブラックボックス化されているのも事実でしょう。

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管理費の中に潜んでいる大きなコストの確認

管理組合として、管理費の中に何が潜んでいるのかを細かく見ていくことも大切です。

平米当たりの管理費単価が都道府県平均や国土交通省が示している数値と乖離がある場合は、果たして管理費全体として適切なコスト感であるのか、確認とともに精査しておくことも重要です。

とりわけ、年次予算が確定したあとは、その予算通りの消化がそれ以降自然となされ、管理会社への管理委託費は月次で引き落としが行われます。

光熱費や事務用品費等は消費により、また管理修繕費は修繕により変動するコストですが、管理委託費は定額固定であるため、果たして適切な業務や稼働がなされているのかは日々確認する必要があると考えられます。

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日々の経理に関するコストの確認

管理委託契約の中の基幹業務として「管理組合の会計の収入及び支出の調定」と「出納」はどのマンションでも比較的入っている業務になっています。

管理委託費の中にこれらがどれぐらい占めるのかは、確認しておきたい所です。

出来れば、経理担当者や経理の稼働状況など、確認できるようでしたら行いたい所ですが、そこまでは開示は難しいかもしれません。

しかしながら、管理費の中に占める「管理組合の会計の収入及び支出の調定」と「出納」の業務割合は大きいことが想定されるので、せめて管理委託費に占めるこれらの費用の内訳は確認しておきたいところです。

総会や理事会における報告・集計コスト

総会の時点では年間の集計作業があるため、一定の書類作成や決算締めの稼働が考えられます。

会計や出納において管理委託をしている場合は止むを得ないコストとなります。

会計報告上の修正事項が多い場合や、不備が多い場合等、稼働に何らかの問題がある場合 は、管理組合や理事会としてしっかりと指摘し改善依頼するとともに、次年度以降の管理委託コストの検討も考えなければなりません。

管理組合会計の流れ

管理会社においては、会計上どのような手順を経て、管理組合に会計報告がなされるのでしょうか。

会社の経理に似た形はありますが、管理組合の流れについても見て行きましょう。

管理組合で発生した伝票の集計

まずは、月次で管理組合側で発生した費用やそこに関する伝票の集計・入力が行われます。

光熱費なら各電力会社やガス会社から領収された金額や、修繕の場合は施工会社などからの請求書、更には事務用品などを購入した場合の領収書がコストとして入力されることになります。

そして固定で掛かる管理委託費の計上も当然になされるでしょう。

若干の時期のずれは有るかもしれませんが、管理組合の会計は原則、発生主義であり、請求書や領収書を受領した段階で、計上されます。

発生主義に対して現金主義もありますが、こちらは支払った段階で計上するというもので、管理組合では、管理会社に委託している場合については発生主義が一般的です。

月次での収支報告

総会は年１回以上であり、理事会も毎月実施するわけではないため、月次での収支報告はなされないことも多いでしょう。

しかしながら、管理会社においては、月次で収支を計上して管理組合に報告している所もあり、この作業を行っていることとなっています。

通常の管理委託契約には、組合員別の１月あたりの管理費等負担額の一覧を提出する旨、定められていることも多いので、何らかの手続きは行っているものと考えられます。

年次での収支報告と予算案の作成

こちらは年次の作業になりますが、年間の収支報告と、翌年度の予算案の作成を行うことが、同じく管理委託契約書の「管理組合の会計の収入及び支出の調定」として定められていることが一般的です。

ここで大切なのは、予算案が策定される場合に、管理会社としては前年同様の管理費や管理委託費を出してくることがあり、場合によっては管理会社の事情により増額したい旨を提案してくることも考えられます。

立場の弱い管理組合にとっては、受け入れざるを得ない場合もありますが、代替案をいくつか持っておきたいものです。

年間を通じて管理委託費が適切なものとなっていたのか、また管理会社の働きがコストと見合っているのかを、日々の管理会社の動きや貢献からチェックしておくことが非常に大切です。

予算化する段階までに、年間の活動の証拠やエビデンス、理事会や管理組合側でのチェック状況等があれば尚可で、照らし合わせることもできます。

根拠のない予算化がなされないように、管理組合にとっては日々のチェックが大切であると言えるでしょう。

おもな会計コストの削減方法

前述でチェックの方法等も記載しましたが、具体的に会計面で掛かるコストについて削減できる方法はないかという点にフォーカスして考えてみたいと思います。

管理委託契約における事務管理業務の確認と見直し

管理委託契約の中の事務管理業務で、管理会社として適切な働きをしているのかどうかは大事なポイントかと考えられます。

これについては、同じく前述しましたが、日々の管理会社の動きを管理組合や理事会としてウオッチしておくことが非常に大切になってくると考えられます。

会計上や経理上のミスが多く、理事会や管理組合がなんらかの業務を負担させられる等の事例があると、管理会社に対する交渉材料として考えることも可能です。

普段の管理会社の活動状況からチェックしておくことは、管理委託契約の見直しの上での重要なポイントの一つです。

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WEB管理ツールの導入

マンション管理のDXという観点から、管理会社との連携は必要になるのですが、管理組合専用のWEB管理ツールを用いることで紙の報告による手間や事務作業の軽減は図れると考えられます。

また経理事務においても、管理会社としては経理ツールと当該WEB管理ツールが連携すれば、報告に関する事務的な手間も大いに削減されることが期待されます。

各区分所有者や、理事会において紙での報告が一般的になっている管理組合においては、管理報告の効率化という点は一つの手段としてなり得るでしょう。

会計専用アプリの導入

まだまだ導入はこれからという形ですが、更なるマンション管理のDXにおいて、アプリを活用するという考え方もあります。

特に管理組合の会計に特化したアプリとして、三菱地所グループのイノベリオスという会社が運営する、クラセルというマンション管理アプリがあります。

管理会社側の人手不足への対応としてという観点と、管理組合における高騰する管理コスト削減という観点の双方を満たす視点で、今後益々注目を浴びて来るでしょう。

とりわけ、自主管理で管理組合運営を行っている組合においては、経理業務の効率化の観点から、受け入れられやすいものかもしれません。

管理会社の本来の役割である経理や出納業務において、アプリが代替するという観点では歓迎すべきことです。

区分所有者を含めた管理組合側にアプリを活用するリテラシーや、会計知識も必要となってくる側面もありますが、今後はコスト削減という管理組合が抱えている大きな課題に対する解決策にもなり得るでしょう。

まとめ

管理費の削減は管理会社が気づいていない点や気づきづらい点を、管理組合としてどのように考えて効率化、コスト削減をしていくかも、今後のマンション管理の在り方として大切だと考えています。

管理会社と協力するところはしながらも、管理組合独自で出来るところはないかという点で、今回は特に管理委託に対して多くの費用を占める会計面に絞ってご紹介しました。