理事のなり手がいない場合の管理組合の運営方法とは？

マンションに住んでいると必ず問題になるのが、理事の就任です。

区分所有者としてマンションに長年住んでいると、必ずこの課題が発生し、自分がその順番になる事もあります。

しかし、徐々にその理事のなり手がいなくなってきているのです。どのようなことが起きているのでしょうか。

今回はマンション管理のソフトな側面を見て行きたいと思います。

マンションの管理組合における理事のなり手が少なくなっている？

タワーマンションや、大規模マンションならまだまだ深刻ではないかもしれないですが、住戸数が比較的少ないマンションは頻繁に理事の要請が回ってきます。

以前までは10年に1度程度の順番になっていたのが、対象者が少なくなり、６，７年に1度など順番が早くなることも発生します。

理事のなり手不足の背景

「理事のなり手不足」という問題について、マンションに住んでいれば聞かれたことがあるかもしれません。

おもに、高齢化によるものや、賃貸で住む住民が多くなったことによる輪番制の限界、そして、マンション管理が複雑化・高度化してきたことにより、理事になりたがらないことなどの要因が発生していると考えられます。

輪番制の限界

多くのマンションでは、順番に理事を選ぶ「輪番制」を取り入れています。

輪番制を敷く際には、理事候補者を決めることになります。

理事候補者は、二か月に一度、また場合によっては月次で開催される理事会に出席できる区分所有者から選ばなければなりません。

しかしながら、この候補者から外れる場合があります。

区分所有者がマンション外に住んでいて別の親族がいる場合や、更に賃貸として貸している場合があります。

また区分所有者が高齢化して、理事になるには負担になりそうな場合は選定から外れることもあるでしょう。

外部に住んでいる区分所有者が理事になることは勿論できるのですが、マンションに住んでいないため問題意識が薄くなり、理事としての力が発揮できない場合があります。

ただ、親族が住んでいる場合は、区分所有者の一親等以内なら、標準管理規約で別段の定めをすることで理事になることができると定めることができます。

投資目的のマンションの増加

特に最近の大きな流れですが、区分所有者がマンションに住まずに、賃貸に出している場合も非常に多くなっています。

特に他県や他市など遠方に住む所有者が、理事会にわざわざ出席するのは管理組合、所有者お互いにとって現実的ではないため、理事になることは避ける傾向にあります。

マンション管理の難しさ

マンションの高層化、宅配ボックスや置き配、オートロックやスマートロック等マンション管理のデジタル化、外国人等多様な価値観を持つ住民の増加などにより、マンション管理が複雑化・高度化すると、その課題を解決できる理事が少なります。

そのため、理事の就任を避ける状況により、就任をお願いしても断られることが多くなってきています。

なり手がいない中で理事を確保するためには？

そのようななり手がいない場合にどのように理事を確保していけばいいのでしょうか。

マンションが直面する切実な問題に対して、どこも向き合っていかなければならない課題なので、解決に向けてどのような方法があるのか見ていきます。

管理組合や理事会、総会は必ず必要か？

その前にマンションにおいて、そもそも管理組合や理事会、総会、そして今回懸案となる理事は必要なのでしょうか？

マンションの基本的な法律である区分所有法第3条には「区分所有者は、全員で、建物並びにその敷地及び附属施設の管理を行うための団体を構成し、この法律の定めるところにより、集会を開き、規約を定め、及び管理者を置くことができる。」と定められています。

条文の中にある団体は管理組合のことであり、この定めを見ると「置かなければならない」ものとされています。

管理組合は必須の団体なのです。

また区分所有法でいう集会は、管理組合総会のことで、管理者は理事に相当します。

ここは「置くことができる」とあるため、管理組合と違って「必ずしも置かなくてもよい」と読み取ることもできます。

ただ、これまで置いていた理事や理事会、そして総会を3条に従って実施しないとなると、どういう問題が起こるかは誰もが想定できるので、今後「置かない」という判断は非常に難しい選択です。

立候補制方式

そのために、まず理事は自分たちの中から置くことが賢明であると考えられます。

輪番制に限界がある中で、やる気のある方を立候補で募って、理事や理事長になって貰うことが、マンション管理においては理にかなった考え方かもしれません。

ただしこの方法は、

・やる気のある区分所有者が理事や理事長に就任してくれる

という反面、

・長年理事をやるとその理事が理事会を掌握してしまう
・継続してやることによる理事の負担増
・理事をやる人、やらない人が明確になり他の区分所有者との間で不公平感が出てしまう

などが考えられます。

外部役員選任方式

区分所有者の負担や偏りを軽減すべく、外部の専門家を理事や監事に招へいする外部役員選任方式という方法が考えられます。弁護士や建築士、マンション管理士等、マンションの管理や修繕に詳しい専門家が役員に就任することが想定されます。

『平成30年度のマンション総合調査』 によると、外部役員選任を検討する理由の36.5％が役員のなり手不足が要因となっており、区分所有者の高齢化とともに大きな課題となっています。

※国土交通省『平成30年度のマンション総合調査』15ページより抜粋

専門家の知見を活用することで、理事会や総会等適切な運営が可能になる反面、専門家に支払うコストが掛かってくる点が挙げられます。

外部専門家に役員を任せる方法以外にも、外部管理者として総会監督を任せ、理事会を設置しない方法も考えられ、外部専門家の活用が一定のなり手不足解消の手段になることも期待されています。

※国土交通省『外部専門家の活用ガイドライン』3ページより抜粋

今後の管理組合運営に備えて

様々な問題をはらんでいる理事のなり手不足問題ですが、今後の管理運営においてどのような点に注意して行けばいいのでしょうか。

なり手不足に備えて、理事や理事会の指摘がなくても自らが問題意識を持って動ける環境整備が重要になってくると考えられます。

組合員の意識の向上

まずは何といっても組合員の意識を上げていくことです。

マンションは区分所有者全員のものであり、組合員の代表ともいえる理事や監事に対して協力的である意識や、マンションの管理向上に協力していくという意識が重要です。

管理組合内のコミュニティ形成

マンション内の情報を常に開示、共有することで、開かれた管理組合である必要があります。

風通しが良ければ、マンションの課題点も明らかに見えてきて、区分所有者にとって改善に向けての意識も働きやすくなります。

そのためには理事会や総会以外においても、マンション内広報活動や掲示版への情報開示、メールマガジンの発行等、定期的なコミュニケーション手段を確立することが望まれます。

理事に就任した区分所有者への配慮

マンションの理事や監事といった役員に対する報酬は、7割強が支払っていないというデータが、先ほどもご紹介した『平成３０年度マンション総合調査結果』26ページに出ています。

なり手が少ない中で区分所有者のために活躍してくれる理事に対するメリットとして、金銭的報酬で配慮することも今後必要になってくるでしょう。

まとめ

管理組合として理事会や総会を適切に運用していくためには、理事の存在が不可欠ですが、そのような理事のなり手不足に対する対策も大きな課題になってきています。

マンション住民の高齢化や区分所有者の多様化、管理の高度化などに伴って、先を見据えた対策を常に考えておくことがマンション長寿命化の観点からも極めて重要です。